Afspraken over privacy
De informatie die wij krijgen van ouder(s)/verzorger(s) en instanties over de jeugdigen aan onze activiteiten is privacygevoelig en beschermd via de WGBO en AVG. Deze informatie wordt opgeslagen in een beveiligde cliëntomgeving, waar de ouders/ verzorgers ten alle tijden hun eigen informatie kunnen inzien.
Tevens kan de medeweker daarin de gegevens en aantekeningen kwijt. Het is belangrijk dat medewerkers zorgvuldig omgaan met deze gegevens. Daarvoor wordt getekend, in de gedragscode. Informatie mag nooit doorgegeven worden aan derden en er moet over nagedacht worden over waar gegevens bewaard blijven. Na vaststelling van de gegevens in het online systeem, worden de overgebleven persoonsgegevens in bezit vernietigd. Hierin wordt de medewerker aangesproken op de eigen ethiek van de eigen beroepsvereniging.
Afspraken over contact met de gemeente
Contact met de gemeente, zoals CJG en sociaal wijkteam, kan alleen gebeuren met instemming van ouders. Als CJG/ sociaal wijkteam de verwijzende partij is, kan er te allen tijde contact opgevraagd worden bij de gemeente. Het mag naar ouders/ verzorgers als vanzelfsprekend geuit worden om evaluaties en afstemming te delen met de aangewezen contactpersoon. Ouders/ verzorgers mogen echter het contact ook weigeren. Omdat de gemeente verwijzende partij is, zal wel altijd terugkoppeling plaatsvinden naar de gemeente.
Wanneer de gemeente niet de verwijzende partij is, is contact met de gemeente hierin ook minder vanzelfsprekend. Dan is er gezamenlijk overleg nodig waarin ouders/ verzorgers gewezen worden op de rechten en plichten inzake contact met de gemeente als beschikker van zorg.
Afspraken over contact met deelnemers voorafgaand aan of na een activiteit
Omdat we bij activiteiten soms intensief met elkaar omgaan, kan er een goede relatie ontstaan tussen jeugdigen en medewerkers. Soms benaderen kinderen of jongeren medewerkers via social media. Hoewel het begrijpelijk is, vindt Eigenwijs dit niet wenselijk en raadt dit contact, in ieder geval zolang de jeugdige meegaat met Eigenwijs, dan ook ten zeerste af omwille van je eigen privacy en het karakter van de activiteiten die wij doen (kortdurend en van voorbijgaande aard). De medewerker is hulpverlener. Bovendien kan contact op voorhand ook ook voor ‘gedoe’ zorgen tijdens het kamp.
Een berichtje terugsturen waarin je uitlegt dat je een ‘digitaal vriendschapsverzoek’ niet accepteert en nog even benadrukt dat ze via kantoor vragen kunnen stellen of dat het wel heel gezellig was tijdens de activiteit, mag natuurlijk wel. Ook kunnen kinderen via het kantoor post of een berichtje sturen aan een medewerker.
Uitzondering hierop is het gebruik van Whatsapp, om deel te kunnen nemen aan chatgroepen, ook vanwege het intensieve en langdurige contact wat er met deze jeugdigen is. Ook geldt dat voor ouders. Het is echter belangrijk om geen verwachtingen te scheppen die niet waargemaakt kunnen worden. Er zitten voor- en nadelen aan het houden van contact.
Afspraken over beeldmateriaal
Voor (sommige) jongeren en kinderen is het niet veilig als er tijdens een evenement beeldmateriaal naar buiten wordt gebracht. Dat doen we dan ook niet.
Beeldmateriaal van deelnemers
Op alle aanmeldformulieren voor de evenementen vragen we ouders/verzorgers om toestemming voor het kosteloos gebruik van beeldmateriaal van de deelnemer voor publicitaire doeleinden.
Sommige ouders/verzorgers geven daar geen toestemming voor. We gebruiken dan geen beeldmateriaal van die deelnemer voor publicitaire doeleinden. Per activiteit hoor je hoe we daarvoor zorgen. Vaak mogen kinderen wel op een groepsfoto die alleen gedeeld wordt met de deelnemers.
Beeldmateriaal van medewerkers
Het beeldmateriaal waar medewerkers op staan afgebeeld, kan worden gebruikt voor publicitaire doeleinden en voor trainingen, tenzij jij als medewerker hier specifiek geen toestemming voor geeft bij ondertekening van de gedragscode.
Zelf beeldmateriaal maken/gebruik mobiele telefoon
Je mag zelf wel foto’s maken d.m.v. de foto app, foto’s met kinderen herkenbaar in beeld worden niet op social media gezet. Kinderen worden getagd, en het systeem zelf selecteert welke foto’s wel en niet gepubliceerd kunnen worden in de ouderomgeving. Bedenk goed wat wel geschikte momenten zijn om foto’s te maken en wat niet.
Algemeen uitgangspunt is sowieso dat medewerkers hun telefoon tijdens activiteiten minimaal gebruiken. De reden hiervan is dat deze tijd beter besteed kan worden aan het geven van aandacht aan de jeugdigen. Daarnaast mogen jeugdigen zelf ook niet continu op hun telefoon zitten of hebben ze die zelfs ingeleverd. In deze situaties hebben wij een voorbeeldfunctie.